Prosedür Şikayet Mekanizması

Aysu Tekstil San. ve Tic. A.Ş.’nin (Bundan sonra “Şirket” olarak bahsedilecektir.) faaliyetleri kapsamında çalışanlarından, tedarikçilerinden ve tüm dış paydaşlarından aldığı dilek, şikayet ve önerilerle ilgili işlemlerin esaslarını belirlemek.

Şirket’e şirket içi ve dışından, faaliyetler ile ilgili ulaşan tüm dilek, şikayet ve önerilerin değerlendirme süreçlerini kapsar.

İlgili Bölüm Şefleri, İnsan Kaynakları Sorumlusu, Çalışan Temsilcisi, Genel Müdür

Dilek: Yazılı ya da sözlü olarak bildirilen, Şirket faaliyetleri ile ilgili istekler.

Şikayet: Yazılı ya da sözlü olarak bildirilen, her türlü hoşnutsuzluk-olumsuzluk. Öneri: Yazılı ya da sözlü olarak bildirilen, bir sorunu çözmek için iletilen görüş, fikir.

5.1. Dilek, Şikayet ve Öneri Yapılması 5.1.1. Sözlü Şikayet Yapılması:

Şirket’e dilek, şikayet ve öneriler sözlü olarak yapılabilir, ancak sözlü olarak yapılan dilek, şikayet ve öneriler (telefon görüşmesi v.b.), şikayeti dinleyen ilgili sorumlu tarafından dilek, şikayet ve öneri defterine yazılarak kayıt altına alınır. Bu dilek, şikayet ve öneriler, eğer varsa delilleri de içeren belgelerle birlikte kayıt altına alınarak İnsan Kaynakları Sorumlusuna iletilir ve İnsan Kaynakları Sorumlusu tarafından işlenir. İlgili personel(ler) ile görüşülerek en geç bir ay içerisinde düzeltici/önleyici faaliyet kapsamında değerlendirilir ve dilek, şikayet ve öneri sahibi tarafa, yazılı veya sözlü olarak ön bilgi verilir.

Dilek, şikayet ve öneriye konu olan kişi veya kişiler, değerlendirmede yer alamazlar.

Dilek, şikayet ve öneri tarihinden itibaren en geç 1 ay içerisinde, yapılan faaliyetlerin sonucu Dilek, şikayet ve öneri sahibi tarafa, yazılı olarak bildirilir.

5.1.2. Yazılı Şikayet Yapılması:

Şirket’e dilek, şikayet ve öneri yazılı olarak yapılabilir. Bunun için dilek, şikayet ve öneri kutuları kullanılır. Her dilek, şikayet ve öneri kutusunun yanında dilek, şikayet ve öneri formu bulunur. İşletme içindeki tüm dilek ve şikayet kutuları kamera kaydı yapılmayan bölümlerde yer alır. Dilek, şikayet ve öneri kutuları, İnsan Kaynakları Sorumlusu ve Çalışan Temsilcisi ile birlikte ayda bir kez kontrol edilir ve dilek, şikayet ve öneriler kayıt altına alınarak İnsan Kaynakları Sorumlusu tarafından işlenir. Dilek, şikayet ve öneri tarihinden itibaren en geç 1 ay içerisinde, yapılan faaliyetlerin sonucu çalışanlara yazılı olarak bildirilir.

Dilek, şikayet ve önerilere verilen cevap ve sonuç bilgisi dilek, şikayet ve öneri izleme formuna kaydedilir.

Gelen şikayetler, düzenli olarak aylık çalışan temsilciliği toplantılarında görüşülür ve analizi yapılarak yönetime sunulur. Genel Müdür’ün değerlendirmesinin ardından çıkan kararlar, çalışan temsilciliği toplantılarında çalışan temsilcilerine bildirilir. Kararlar yazılı olarak kayıt altına alınır.

5.1.3. Şikâyet Hattı Üzerinden Şikâyet Yapılması:

Tüm paydaşlar, tedarikçiler, hizmet sağlayıcılar vb. Şirket’in dilek, öneri ve şikayet hattı numarası üzerinden bildirimde bulunabilir. Gelen bildirimler, İnsan Kaynakları Sorumlusu tarafından kayıt altına alınır. Dilek, şikayet ve öneri tarihinden itibaren en geç 1 ay içerisinde, yapılan faaliyetlerin sonucu ilgili tarafa yazılı olarak bildirilir.

5.2.Genel:

- Dilek, şikayet ve önerilerin ele alınmasındaki her aşamadaki kararlardan Şirket sorumludur.

- Dilek, şikayet ve öneriler tarafsız olarak ve gizlilik şartları yerine getirilerek değerlendirilir ve karara varılır.

- Dilek, şikayet ve öneri mekanizması hakkında yılda bir kez, İnsan Kaynakları Sorumlusu tarafından çalışan bilgilendirmesi yapılır ve gerekli durumlarda eğitimler verilir.

Dilek, Şikayet ve Öneri İzleme Defteri

Çalışan Temsilciliği Toplantı Tutanakları Yönetim Gözden Geçirme Toplantı Tutanakları

Aysu Tekstil Dilek, Öneri ve Şikâyet Hattı Telefon Numarası: +90 543 310 90 91